資料の内容が分かりにくいと指摘された
作っているうちに、何を伝えたいのか自分でも分からなくなった
せっかく時間をかけて作ったのに、なんだか見にくい資料になった
こんな経験をされたことがある方も多いのではないでしょうか？
ビジネスの営業資料や社内資料の作り方は、学ぶ機会がほとんどありません。
このため、先輩の資料を参考にして見よう見まねで作ってみるものの、「なんだかうまくいかない」ということは、よくあることです。
そこで今回は、ビジネスの資料作りでやってしまいがちなNG例とその改善方法を詳しく解説していきます。
基本となる3つのポイントに絞っているので、取り入れられそうなポイントからぜひ実践してみてください。
3つのNG例
営業資料や社内資料などのビジネス資料で、よくやってしまいがちなNG例は以下の3つです。
それでは、ひとつずつ解説していきますね！
1枚のスライドに情報を詰め込みすぎる
営業資料やホワイトペーパーが「分かりにくい」と言われる一番の原因は、1枚のスライドに情報を詰め込みすぎていること です。
「全部大事な情報だから削れない…」と思うかもしれませんが、情報を詰め込みすぎると、結局どれも伝わらなくなります。
そこで重要なのが、「1スライド1メッセージ」 の考え方です。
1枚のスライドで伝えたいメッセージは、1つだけに絞るようにしましょう。
もし「2つ以上のことを伝えたい」と思ったら、スライドを分けてください。
例えば「自社の技術の強み」「導入事例」「競合との違い」などは、同じスライドに入れてしまわずに、それぞれ別のスライドに分けるようにしましょう。
これにより、読み手に本当に伝えたいことが伝わりやすくなります。
「そんなの当たり前」と思うかもしれませんが、意外と1枚に情報を詰め込み過ぎているスライドはありますよ。
「1スライド1メッセージ」 は常に意識しましょう
専門用語が多すぎて、社外の人に伝わらない
新商品のスライドや技術開発系のスライドでは 「この資料、すごく詳しく書いてあるけど、結局何が言いたいの？」と思われることがよくあります。
業界用語や専門用語を多用してしまったり、 読み手の知識レベルを考慮せずにスライドを作ってしまったりすると、社外の人に伝わりにくい資料になってしまいます。
このような時には、読み手に合わせて専門用語を分かりやすく言い換えるようにしましょう。
こうすることで、初めて資料を読む人でもわかりやすくなります。
資料を作る際には「この資料を初めて見る人でも理解できるか？」を意識するとよいでしょう
スライドごとにレイアウトがバラバラ
スライドごとに重要な情報がバラバラに配置されているというのもよくあるNG例のひとつです。
レイアウトがバラバラだと、スライドが変わるたびに「どこが重要なんだろう？」と考えなければいけないので、読み手は苦労します。
人の視線は 「Ｚ(左上 → 右下)」 の流れで動くと言われています。
このため、左上に結論や重要な情報を置くのがおすすめです。
スライドの配置の正解はありませんが、重要な情報の位置は上か下に統一するとよいでしょう。
これにより、読み手にストレスなく情報が伝わるようになりますよ。
「人の視線はＺ(左上 → 右下) の流れで動く」を意識して資料を作成しましょう
まとめ
今回は、ビジネスの資料作りで「わかりにくい…」と思われないようにするための基本ポイントを3つ紹介しました。
まずはこの基本ポイントを意識して資料作成に取り組んでみてください。
きっと、読み手に伝わりやすい、印象に残る資料が作れるようになるはずです！
