プレゼン資料を作る時間がなかなか取れない
技術的な内容が多いとなると、わかりやすく伝えるのが難しい
時間がないし、自分で全部やるのも限界かも…
そう感じる方は、少なくないと思います。
このnoteは、そんなときに「もう一つの選択肢」があることを伝えたくて書いています。
私自身、特許や技術系の業務を長く経験してきました。
その中で感じたのは、資料は「中身」が1番重要。でも「見せ方」も誰かに伝えるためには重要ということです。
とはいえ、誰もがデザインに強いわけではありませんし、時間的な余裕がないなかで、手間をかけて整えるのも現実的ではありません。
無理して自分でやるよりも、技術のことがわかる誰かと分担することで、本当に注力すべき仕事に時間を使えるようになる。
それが結果的に、資料の完成度も、仕事の質も上げることにつながるんじゃないかと思うのです。
このnoteでは、資料作りに悩む人が少し気持ちを軽くして、「こういうやり方もありかもしれない」と思えるようなヒントをまとめていきます。
どこかひとつでも、参考になるところがあれば嬉しいです。
資料作りは時間がかかる
プレゼン資料って、作るのに時間も労力もかかりますよね
特に技術的な内容が絡むと、ただまとめるだけでもグラフや表を作る必要があり、ひと苦労です。
さらに伝わりやすい資料にするには、内容を整理して、わかりやすく見せる工夫も必要になります。
でも、それを全部ひとりでやるのは、かなり大変です。
実際に多いのが、
- 業務が詰まっていて、資料作りの時間がとれない
- 社内のリソースも限られていて、誰にも頼れない
- とりあえず文字をスライドに張り付けるので精一杯
そんな状況の中で、「資料は見た目も大事！」なんて言われても困ってしまうでしょう。
「外注」という選択肢もありますが、これにも不安があると思います。
例えば、
- ちゃんと技術を理解してもらえるのか
- 内容が意図通りに伝わるか
- 納期に間に合うか
- コストはどれくらいかかるのか
など、疑問は尽きませんよね。
特に、専門的な分野では「依頼して時短するはずが、逆に説明コストが増える」と感じてしまうこともあります。
だから結局、自分でやり切るしかない…という流れになってしまうんですよね。
このnoteでは、そうした課題を整理しながら、
少しでも負担を減らせる方法や考え方について書いています。
今すぐ外注する・しないに関わらず、「資料作りの進め方」に悩んだときの参考になれば幸いです。
どこまで自分でやるべきか？
ここまで読んでいただいた方は、きっと「資料作り」に対して、こだわりや責任を持って取り組まれている方だと思います。
プレゼン資料を作るという業務の中にも、実はたくさんの工程が含まれています。
例えば、
- 説明したい内容を言語化する
- 情報を整理して流れをつくる
- 相手にわかりやすい表現に置き換える
- 見た目のデザインやフォーマットを整える
この中で、「ここは得意だけど、ここはちょっと苦手」というポイントが、人によって違います。
例えば、論理的に流れを組み立てるのが得意な人は、構成部分に強みがあります。
話す内容や言葉選びが得意な人は、言語化の部分で力を発揮できるかもしれません。
逆に、デザインの細かい調整や配色、図解といった見せ方の部分に苦手意識がある場合、そこは無理に克服しようとせず、得意な人に任せた方が結果も早く、仕上がりも良くなることがあります。
自分の強みを発見する
強みを発見するとは、自分を知ることでもあり、同時に、自分がリソースを注ぐべき部分を見定めることでもあります。
自分の強みって何だろう・・・と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、自分の強みを見つける方法は難しく考える必要はありません。
日々の資料作りの中で「これは自然とできているな」と感じることが、ヒントになります。
以下のような視点で振り返ってみると、自分の得意なポイントが見えてきやすくなります。
- 他の人に「説明がわかりやすい」と言われたことがある
- 構成や流れを考えるとき、頭の中で整理しやすい
- 技術的な内容をかみ砕いて話すのが得意
- 話すこと自体が好き
- プレゼンで緊張しにくい
- 相手に合わせて説明の深さを変えられる
こういった特徴は、大きな強みになります。
また、このように自分の強みを自覚することで、「この部分は自分でやったほうがうまくいく」といった判断もしやすくなります。
一方で、「あまり得意じゃないけど、なんとかやってきた部分」に関しては、人に任せる選択肢を検討してもいいかもしれません。
無理して全部を1人で完璧にやろうとすると、かえって自分の得意な部分に注力できなくなってしまうこともあるあからです。
強みを活かすというのは、「自分で頑張るところ」と「他に人に委ねるところ」を、ちゃんと分けるということでもあります。
自分の強みを活かす戦略
自分の強みを活かすためには、まず「全部ひとりで頑張らなくてもいい」という考え方を持つことが大切です。
特に責任感が強い人ほど、「任せること＝甘え」と感じてしまう傾向があります。
でも実際には、仕事の成果は「どれだけ効率よく動けたか」や「チームとしてどう成果を出せたか」が問われる場面も多く、すべてを自分で抱え込むことが、かえって全体のクオリティを下げてしまうこともあります。
資料作りでいえば、
- 伝えたい内容をまとめるのは自分の役割
- 見やすく、伝わる形に整えるのは仲間の役割
といったように、役割分担をすることで、全体の完成度がグッと上がることがあります。
この考え方は、決して「手抜き」ではなく「選択と集中」です。
自分の得意分野にリソースを集中させ、苦手な部分は得意な人に補ってもらう。
それによって、限られた時間の中でも質の高いアウトプットが生まれていきます。
そして、任せることで新たな信頼関係が生まれることもありますし、自分自身の気持ちにも余裕が出てきます。
完璧を目指すことと、効率的に成果を出すことは、矛盾しません。
むしろ、自分の強みを自覚し、それを最大限活かすには、「どこを任せるか」「どこに集中するか」を見極める視点が必要です。
強みを活かすタイミング
自分の強みを活かすには、「その力が必要とされる場面」でしっかり使っていくことが大切です。
資料作りに関していえば、それは「重要なプレゼンの直前」などが、まさにそのタイミングかもしれません。
ただ、その場に来てからいきなり切り替えるのは難しいので、できれば日頃から「どこで自分が一番価値を出せるか」を考えておくと、動きやすくなります。
例えば、自分は何に集中すれば一番成果が出るのか、といった視点を持ちながら、普段の作業を進めていくと、「ここまでは自分でやる」「ここから先は任せた方がいい」という線引きも見えてきやすくなります。
特にプレゼン直前は、やることが多くなりがちです。
その中で、「構成や中身はしっかり考えたけど、見せ方が不安」というケースはよくあります。
そんなときこそ、自分の強みを活かしながら、補ってくれる仲間の存在がいると心強いです。
仲間に任せることで、本番に向けた準備にも余裕ができる。
気持ちにゆとりがあると、話し方や対応力にも自然と反映されます。
強みを活かす上での障害と対処法
自分の強みを活かすことは、とても大切な考え方です
ただ実際には、いくつかの「見えない障害」があって、なかなか行動に移せないこともあると思います。
よくあるのは、
- 任せるのが怖い
- 自分でやったほうが早いかも
- 失敗したら、自分の責任になる
こういった心理的なブレーキです。
特に、責任ある立場にいる方ほど、「自分がやるべき」という意識が強くなりやすいです。
それが長く続くと、疲れやストレスの蓄積につながり、本来のパフォーマンスまで落としてしまうこともあります。
また、「頼むのがうまくできない」という声もよく聞きます。
自分の中ではイメージができていても、それを言葉にして伝えるのは意外と難しいものです。
「うまく説明できなかったらどうしよう」と思うと、それだけでハードルが高く感じられます。
対処法としては、完璧を目指さず、まずは「一部分だけ任せてみる」というスタンスで始めてみるのがよいかもしれません。
たとえば、「資料のテンプレートだけ整えてもらう」とか、「表紙と図解の部分だけ依頼する」といった小さなステップから始めることで、人に任せる感覚が少しずつつかめてきます。
そして、任せた結果をフィードバックしながら調整していくことで、少しずつ安心感や信頼感が生まれてきます。
まとめ
ここまで読んでいただき、ありがとうございました。
資料作りのことをここまで丁寧に考えている時点で、あなたは仕事に真剣に向き合っている方なのだと思います。
資料を整えることは、「伝える」ことと深くつながっています。
だからこそ手を抜けないし、そうすると時間が足りない。
でも、すべてを一人で背負わなくてもいい、という視点があるだけで、少し肩の力が抜けることもあるんじゃないかと思います。
このnoteで書いたような考え方が、少しでも「やり方を変えてみようかな」と思うきっかけになれば嬉しいです。
最後に少しだけ、私自身のことをお伝えしておくと、私はもともと技術分野に長く関わってきた特許技術者です。
資料作りに関しては、技術を理解したうえで、構成を考え、必要に応じてCanvaなどでデザインも整えるといった仕事をしています。
- 内容が伝わるように整えたいけど、そこまで手が回らない
- 技術のことをわかってくれる人に任せたい
もし、そんなふうに感じるタイミングがあれば、私のサービスも選択肢のひとつとして、思い出していただけたら幸いです。
専門知識を伝える技術系の資料を作成します 技術理解 × デザイン × 論理構成で伝わる資料作成
ここまで読んでくだり、ありがとうございました。
